automatismo invio email a seguito modifica file open office

[tagldani]

Buongiorno a tutti, avrei necessità di aiuto nell'automatizzare il controllo su diversi file che vengono modificati dai miei collaboratori (circa 10). Dovrei poter ricevere una email ad ogni variazione di una determinata colonna nel file di open office. Questo in quanto in un file esterno agglomero e analizzo i dati e ho necessità di avere lo step di modifica del file e beneficiare di una vision real time. Ho provato a registrare una macro di invio email ma non essendo io che invio ma dovendo ricevere "passivamente" la email di aggiornamento ho necessità di aiuto.
L'iter dovrebbe essere:
- il tecnico entra, modifica il file, salva ed esce.
- dovrebbe partire una email con un messaggio di avvenuta modifica del file
- a questo punto aprendo il mio file che agglomera quelli usati dai tecnici mi da una vision aggiornata.
Come possa fare ?
Grazie a tutti dell'aiuto.

[ricky53]

Ciao,
prima di tutto benvenuto nel nostro forum.

Allora:
la questione non è proprio semplice e chiara.

Alcune domande:

Questo in quanto in un file esterno agglomero e analizzo i dati

Cosa intendi con questa frase? Descrivi i passi che fai.

... a questo punto aprendo il mio file che agglomera quelli usati dai tecnici mi da una vision aggiornata

che vuol dire che aprendo il file, automaticamente tu hai gli aggiornamenti fatti dei tecnici nel loro file e che sono stati riportati in un modo che non conosciamo nel tuo file?

Più informazioni dai e prima capiremo e ... si potrà arrivare ad una soluzione

[tagldani]

Ciao, grazie del supporto. Ti spiego nel concreto la necessità. Ogni tecnico ha una check list di cose da fare per ogni commessa in un file dedicato.
Ho necessità con un file di esterno collegato a tutti i file di open office (n1 per ogni commessa - un tecnico ovviamente puo' avere piu' commesse contestualmente) di avere una vista riepilogativa di quello che succede. Ovvero un tecnico esegue un rilievo in cantiere e "flegga" l'attività come fatta inserendo la data il mio file si aggiornerà alla prima apertura posteriore al salvataggio. Non volendo però aprire tutti i file di open office (potrei avere 25/30 commesse in contemporanea) per monitorare tutti i tecnici preferirei ricevere una email che mi comunica che il file è stato aggiornato. Spero di aver chiarito un po meglio.....
Grazie del supporto

[ricky53]

Ciao,
tu con

Ovvero un tecnico esegue un rilievo in cantiere e "flegga" l'attività come fatta inserendo la data il mio file si aggiornerà alla prima apertura posteriore al salvataggio.

Vuoi dire che hai già scritto del codice in VBA oppure fatto altro che fa quanto hai scritto?
Oppure vorresti che venisse realizzato quanto hai scritto e lo stai chiedendo al forum?

Questo era il mio dubbio che ti avevo già esposto nel mio precedente intervento, adesso spero di averlo chiarito bene.

[tagldani]

Ciao in VBA non sono molto ferrato. Conosco abbastanza le formule di excel e il meccanismo funziona. Mi manca in poche parole il passaggio di generare un codice/macro che crei l'email in automatico ogni volta che una certa cella (sarebbe il massimo) oppure i file in dotazione ai tecnici capicantieri vengono modificati e successivamente salvato.

A questo punto ho l'evidenza di chi sta progredendo e come avendo il messaggio email in arrivo

Spero di essere stato chiaro...

grazie.

dt

[ricky53]

Ciao,
il passo di inviare una e-mail quando l'operatore chiude il file è chiaro (va solo intercettato se sono stati fatti cambiamenti sul file oppure è stato solo aperto e chiuso ... ma qui stiamo già andando nell'analisi del problema che faremo dopo)

Non hai chiarito, invece, questa frase

... il mio file si aggiornerà alla prima apertura posteriore al salvataggio

che è la parte finale di
Ovvero un tecnico esegue un rilievo in cantiere e "flegga" l'attività come fatta inserendo la data il mio file si aggiornerà alla prima apertura posteriore al salvataggio.


Descrivi bene cosa vorresti che venisse fatto sul tuo file !!!

[tagldani]

Ciao preferisci che ti invio due file di open office?

[ricky53]

Ciao,
se Office 2003 li legge sarebbe buono avere due file: uno del tecnico ed il tuo.

Serve la risposta alla mia domanda !!!

[tagldani]

Ciao, il file che uso solo io è collegato a una serie di file (1 per commessa tutti in open office).
Il file del tecnico ha il foglio1 dove alimenta le date nelle quali fa una certa operazione. Il foglio2 dello stesso file è una sorta di mirror bloccata che consente diverse analisi in termini di tempo entro cui fare l'attività, previsioni di date a finire, numero di attività fatte sul totale, ecc. In poche parole permette un controlling sull'avanzamento di commessa. Importante: ogni file in capo al tecnico è uguale a tutti gli altri e per questo ho la possibilità di avere nel mio file 1 riga per ogni cantiere e collegare determinate celle con i dati salienti tipo ad esempio, codice commessa, nome cliente, commerciale che ha in carico al commessa, data di previsione fine attività, giorni lavorativi da svolgere per avere la risorsa disponibile, ecc. In poche parole nel mio file ho una serie di collegamenti da gli altri file in uso ai tecnici per avere una visione globale del carico di lavoro dei singoli in una sorta di "cruscotto" e quando poter introdurre nuove commesse o darle eventualmente in outsourcing. Quindi ogni tecnico entrerà nel suo file ad aggiornare quanto fatto piu' o meno 2 volte al giorno inserendo la data di attività fatta. A quel punto chiudendo e salvando il file ho necessità di ricevere una email o "post" che mi avvisi dell'avvenuta modifica a insaputa del tecnico. Serve un warning che un avanzamento su quella commessa è stato fatto.
A questo punto riaprendo il cruscotto ho la certezza di avere una visione aggiornata. Non avendo l'automatismo della email non posso essere avvisato il cruscotto andrebbe preso con ampio beneficio di inventario circa il relativo avanzamento del tecnico sulla commessa.
spero di aver centrato l'obbiettivo nella spiegazione.....

ciao

[ricky53]

Ciao,
si penso di aver capito.
Chiedo conferma: il tuo file contiene formule che fanno riferimento ai 10 file dei tecnici, ossia ci sono formule con al lor interno il nome del file da cui prendere i dati. E' il classico COLLEGAMENTO" a file esterni.
Confermi?

Se è così è necessario modificare i 10 file dei tecnici per inserire l'invio condizionato di una e-mail.
Devi essere tu a dire quale condizione è valida per inviare l'e-mail.
Come già scritto non è sufficiente la chiusura del file con salvataggio perchè il tecnico potrebbe aver aperto e richiuso, salvando, il file senza fare aggiornamenti.

Si possono avere due file di esempio ... nella speranza che il VBA di O.O. (che non conosco) sia compatibile con quello di Office.
Comunque proviamoci.

[tagldani]

confermo che trattasi di collegamenti con nome del file all'interno.
Dove ti invio i 2 file? Mi comunichi un indirizzo email?
Grazie

[ricky53]

Ciao,
privatamente no.

Utilizza FIle Dropper

[tagldani]

Spero di aver fatto in maniera corretta

http://www.filedropper.com/ricky53

[ricky53]

Ciao,
aprendo i due file con Excel 2010 mi compare un messaggio da cui risulta che il file ha delle parti non leggibili, dandogli "Si" c'è un altro messaggio che mi avvisa che potrebbero essersi persi dei dati.

Tu poi produrre il file in formato Excel per MS-Office ?

[tagldani]

Buongiorno,
eccolo:
http://www.filedropper.com/ricky53rev2

Grazie.
dt

[ricky53]

Ciao,
ecco un esempio di invio e-mail.

Codice: Seleziona tutto

Option Explicit

Sub Invia_Email_Automaticamente()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
   
    Application.ScreenUpdating = False
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
    With OutMail
        .To = "TuoIndirizzo@TuoGestore.it"
        .CC = "IndirizzoCopiaConoscenza@Gestore.it" ' <<===== Questa istruzione puoi anche eliminarla se non ti occorre la copia conoscenza
        .Subject = "Oggetto della eMail"
        .Body = "Testo della eMail che ricevarai"
           
            .Send
        End With
        Application.SendKeys "%a"
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    MsgBox "Effettuato invio eMail al RESPONSABILE" '  <<===== Puoi anche cancellare uesta istruzione o mettere un messaggio opportuno per il tecnico
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub


Copia il codice in un modulo, cambia l'indirizzo email ed esegui la macro con "F5" oppure associala ad un pulsante o ad una forma o altro.

Il destinatario, il testo della e-mail, l'oggetto della email se vuoi li si può prendere da delle celle di un foglio che tu imposterai .. ma prima prova in questo modo.

Questo esempio serve per farti provare ad inviare una email, adesso ci devi dire quale "CONDIZIONE" deve scatenare l'invio della e-mail quando il tecnico entra nel suo file.

Aggiornaci.

[tagldani]

Ciao grazie dell'aiuto
Ok procedo con il copiare il modulo.

L'elemento scatenante è la modifica della cella D48 foglio 2 del file in carico al tecnico. La email potrebbe partire quando questa cella viene modificata e salvato il file.
Non so se mi sono spiegato bene.. ho visto che mi hai suggerito ola possibilità di inserire un codice. Questo non serve in quanto subiro' "passivamente" una email che potrà non avere testi.

Il codice lo copio in open office, giusto?

Grazie ancora.

[tagldani]

Ciao mi sono dimenticato di segnalarti che uso Mozilla Thunderbird....

[ricky53]

Ciao,
scatenare l'evento di invio e-mail al cambiamento della cella D48 è semplice ... almeno in MS-Office.

Per l'invio non so cosa succede con Mozilla.
Scusa ma sono i tecnici che dovranno inviare l'e-mail ed i tecnici che software di posta elettronica utilizzano?


Comunque copia il codice in un modulo di un nuovo file, vai sul codice e premi "F5" o il tasto corrispondente di O.O.
Il file lo dovrai salvare sul server presumo?
Prova e ci dirai cosa succede.

Se l'e-mail viene inviata allora procediamo con l'invio automatico generato dal cambiamento della cella D48.

[tagldani]

Ciao utilizziamo tutti Mozilla per le email e Open office per la gestione delle commesse.
Esatto i file sono su un server.
Provo a copiare il modulo ed eseguire i codice, se esce qualche schermata di errore Vi invio il print con filedropper.

Grazie.

DT