Importare scansione??

[BG66]

Ciao a tutti.
Forse è vero che l'età porta consiglio.... quindi prima di infilarmi in un pozzo senza fine...

In azienda si compila un modulo cartaceo di segnalazione di problematiche produttive, qualitative, etc.
Fisicamente viene consegnato e preso in carico dal reparto pertinente per detta problematica ( manutenzione, qualità, DIREZ.STAB)

Inizio a ragionare su far convergere queste informazioni in excel per monitorare accadimenti, impianti interessati, etc, etc.

Vorrei evitare di dover riscrivere le informazioni contenute nel modulo e nel contempo la compilazione diretta da parte degli utenti creebbe necessità di pc/ stampante per ogni postazione o comunque complicazioni procedurali non da poco.

Riassumendo... e mirando il target....Anthony hai qualcosa nel tuo vissuto da samaritano dell'Excel che mi possa aiutare a capire se ci sono i presupposti per "un'automatizzazione" o procedere da amanuense?

PS Per il momento non allego il modulo perchè è in formato word e la semplice trasposizione in excel porterebbe ad una miriade di celle unite per la somma gioia del mio caro @Marius44

Grazie in anticipo
Gene

[Marius44]

Ciao

Prova a dare uno sguardo qui https://www.adobe.com/it/acrobat/how-to/pdf-to-excel-xlsx-converter.html

Sembrerebbe abbastanza facile (ma io non ho mai provato) ma occorre prima trasformare la tua scansione in PDF

Aspettiamo, comunque, @Anthony47 che ne sa molte più di me.

Ciao,
Mario

[BG66]

Ciao Mario,

Ho attenzionato ( come dicono quelli giusti!!) il tuo link.
Il limite potrebbe essere quello di dover introdurre un nuovo software in azienda o in alternativa utilizzare ogni volta la pagina online ... come hai scritto ... attendiamo Anthony prima di prendere qualsiasi strada.

Gene

[Ricky0185]

Vedi se questo ti sconquinfera

[Anthony47]

Mi pare di capire che i moduli di segnalazione nascano su cartaceo (moduli prestampati da compilare a mano) e che questa situazione sia immutabile (per ora).

Ma l'azienda ha gia' una certificazione a un qualche "sistema qualità" (nel qual caso dovrebbe gia' esistere un meccanismo di tracciamento dalla compilazione dei moduli fino alla risoluzione della segnalazione), o non ancora e tu stai pensando proprio a come fare il tracciamento ai fini della possibile certificazione? (volutamente non faccio l'ipotesi "azienda già certificata ma nessun meccanismo di tracciamento")

Se questo cui stai pensando vuole esser l'unico meccanismo di tracciamento allora mi pare debole lo strumento Excel (e' poco piu' che una tabella compilata a mano). Ma volendo procedere su questa strada io mi "limiterei" a scansionare i moduli cartacei e salvarli in formato pdf su un server aziendale, catalogare la segnalazione (area, severità, priorità, ???), inserire un hyperlink al documento pdf, aggiungere una sinossi per descrivere brevemente la segnalazione, rendere disponibile il file in modalità sola lettura alle funzioni aziendali coinvolte.
Oppure generare una email alla funzione aziendale coinvolta con la nuova segnalazione.

Poi dovrai prevedere i vari campi con cui descrivere la segnalazione e il relativo avanzamento, l'inserimento della documentazione relativa al processamento della segnalazione (potrà essere un ulteriore hyperlink a un documento che il gestore del problema dovrà inserire in un qualche sistema documentale).
Ma secondo me il primo problema da risolvere e' creare un workflow che garantisca la tracciabilità a livello aziendale dei fenomeni.
Lo strumento con cui tracciarli viene dopo, ed e' ovvio che sarebbe meglio che sia uno strumento a "molte mani", in cui piu' operatori possano interagire coi problemi di propria competenza nelle fasi di loro competenza, lasciando a una funzione diversa il monitoraggio complessivo e il report ai livelli necessari.
Insomma un vero "sistema di truoble ticketing", e non una tabella poco piu' che fatta a mano.

Un saluto a tutti

PS Ho eliminato il doppione e modificato i vostri messaggi che vi facevano riferimento

[BG66]

Ciao Anthony,
siamo ISO 14001 ma da specifica, norme e prassi, la tracciabilità garantita e certificata è legata all'apertura di RNC esterne o interne.... e aggiungo che questo "pezzo" non è, fortunatamente, di pertinenza dello scrivente

Il ragionamento a monte, era l'idea di aumentare il coinvolgimento di tutta la struttura produttiva creando un meccanismo premiante di segnalazioni "preventive" (tipo i Near Miss). Da qui la necessità di importare ed aggregare i dati.

@Ricky0185
Link interessante. Grazie per la segnalazione.

Grazie a tutti e ci sentiamo per eventuali sviluppi.
Gene

[Dylan666]

Chiedo scusa, ma non sono sicuro di aver capito...
A prescindere da dove devono essere memorizzati i dati in output (Excel, CVS o database è indifferente) l'input è una scheda cartacea scansionata? Ma con testi scritti a mano solo solo crocette da mettere?
Oppure il modulo, se convertito ad esempio in uno strumento compilabile a schermo, eviterebbe la stampa?

[BG66]

Ciao @Dylan666
scusa il ritardo nella risposta.
L'obiettivo era duplice sia scrivere il meno possibile che evitare di stampare.
Ma alla fine, per mancanza di tempo e stanchezza, mi sono orientato sul mettere a disposizione degli utenti un file condiviso che crea un foglio di lavoro ad ogni nuova segnalazione.
Mentre un secondo file d'appoggio di pertinenza specifica dello scrivente mi permette di avere dati e statistiche aggregate e atte allo scopo.

..e per ora...come detto in azienda...deve bastare ed avanzare!!

[Dylan666]

Solo per parlare (e ben sapendo che ci saranno mille aspetti aspetto che non conosco o sottovaluto) un buon compromesso tra i fogli di excel e i form on-line (perché alla fine per l'invio delle segnalazioni la cosa migliore sarebbe una pagina web) sono questi:
https://www.google.it/intl/it/forms/about/

Alla fine secondo me farebbero molto al caso tuo, con un export aggregato già previsto e con poco tempo da perderci dietro per la creazione

[BG66]

Ciao @Dylan666
interessante il link e, ovviamente, il contenuto.
Per quanto mi riguarda è qualcosa di nuovo che approfondirò volentieri.
Grazie ancora.