[EXCEL] programma per le fatturazioni

[fabraterno]

Per il mio ufficio ogni anno faccio intorno alle 100-120 fatture.
Fino ad oggi ho sempre realizzato 1 file excel per ogni fattura, mantenendo una copia "in bianco" per i clienti ripetitivi.
Ho poi realizzato, in un altro file, lo storico e il riepilogo fatture, con tutte le somme e i grafici di cui necessito.
Visto questo procedimento mi porta via del tempo ed è scomodo, vorrei sapere, secondo le vostre esperienze, se realizzare tutte le fatture e il riepilogo su di un unico file, mantenendo così l'anagrafica clienti e i conti in modo automatico, mi possa comportare dei problemi di grandezza.

Vi illustro in punti quello che dovrebbe fare il file:
-Mantenermi l'anagrafica clienti
-Creare fatture "semplici", colonne: codice ricambio-descrizione-quantità-prezzo unitario-totale. righe: 10 per i codici-totale imponibile-IVA-totale fattura, con eventualità di esportare il foglio su un file apparte.
-Creare in automatico un foglio di riepilogo con in aggiunta delle colonne con le date dei pagamenti (se volete vi allego il file così come lo compilo oggi)

So che esistono programmi appositi che gestiscono tutto senza tanti problemi, ma visto che ho bisogno di flessibilità e so usare un po EXCEL preferisco realizzarmelo da solo.

Inoltre vorrei sapere se secondo voi esiste un file di questo tipo da cui poter "trarre ispirazione"
spero di essere stato chiaro e rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento.

Saluti a tutti

[Anthony47]

Ciao fabraterno e benvenuto nel forum.
Intanto non e' necessario che sia tutto nello stesso file per poter realizzare qualche automatismo.

Non so se io preferirei fare qualcosa in proprio, ma eventualmente procederei in questo modo:
Un file "modello.xls" per le fatture, che contiene l' anagrafica Clienti, eventualmente l' anagrafica degli Ordini, e la parte per la compilazione fattura; solo quest' ultima sara' anche stampabile, avendola definita come area di stampa (Menu /File /Area di stampa).
Un altro file "Riepilogo.xls" con la parte piu' amministrativa: il riepilogo dei dati di ogni fattura emessa, le date dei pagamenti passivi (es Iva) e dei pagamenti attivi.

Qualche spunto per il "modello":
-di default si aprira' in read-only, perche' per ogni fattura compilata salverai il file con un nome diverso
-metti le anagrafiche (Clienti, Ordini) su un foglio a se'
-il codice Cliente o il numero d' ordine ti compileranno l' intestazione attingendo all' anagrafica
-in un' area contigua e fuori dall' area di stampa, riporta i dati sintetici della fattura, pronti per essere copiati e incollati sul file Riepilogo: N° fattura, data emissione, Cliente, Totale, di cui Iva, Scadenza, etc etc; bastano delle formule tipo =Indirizzo-della-cella

Per il Riepilogo:
-te lo imposti con le colonne che preferisci, lasciando quelle a sx per essere compilati con i dati sintetici provenienti da Modello, con il livello di finitura estetica che preferisci
-puoi usare la formattazione condizionale per colorare le celle; es, partendo dalla data fattura, puoi far diventare arancione le quote Iva che sono in scadenza e che non hanno ancora una data di effettuato pagamento, rosse quelle scadute, e verde quelle gia' versate.
-se fai calcoli per ottenere dati complessivi, fallo a in testa al foglio utilizzando formule che fanno riferimenti a un numero di righe sufficienti a coprire tutto l' anno, in modo che basta accodare nuovi record all' elenco e vengono calcolati.
-inserisci sulle righe riservate ai dati sintetici delle singole fatture, anche se non (ancora) usate, tutte le formule e le formattazioni che serviranno.

Poi puoi sviluppare una macro che, quando la fattura sul modello e' pronta per essere congelata, copia i dati sintetici della fattura e li "incolla-speciale /Valori nel file Riepilogo, in coda ai dati gia' esistenti, torni su file Modello.xls e lo "salvi con nome" pari al numero di fattura.
Questa macro la puoi registrare, facendo in modo che anche la fase di "attiva il file Modello.xls" venga registrata (basta partire avendo attivo un altro file); alla fine bisognera' modificare l' istruzione che determina la posizione su Riepilogo del nuovo record e quella che assegna il nome-file in fase di Salva-con-nome; se hai una certa familiarita' col vba lo potrai fare da solo, altrimenti se posti il codice prodotto potremo dare noi un contributo.

Spero che quanto detto ti dia uno spunto buono.

Ciao