[Excel] Tableau planning prenotazioni hotel, cercasi nomi

[ctsvevo]

Buongiorno e ben ritrovati.
Ho creato un foglio di calcolo per l'inserimento delle prenotazioni di un hotel:
https://drive.google.com/open?id=1MbTOj ... 4FzCwKKv0R

Attraverso l'inserimento nella scheda "PRENOTAZIONI" vengono occupate delle celle nella scheda "PLANNING" allo scopo di visualizzare lo stato generale dell'occupazione mensile.
Il PLANNING è basato su un MATR:SOMMA:PRODOTTO che fa corrispondere la camera al periodo prenotato e "colora" delle caselle attraverso una formattazione condizionale (regole di V o F : 1 e 0).
Ciò che vorrei attuare è far apparire su queste caselle arancioni anche i nomi dei clienti prenotanti presenti nella colonna E e magari anche porre "un inizio" e una fine alle caselle colorate in maniera da "circoscrivere" la prenotazione nella sua colonna.
Non sono ovviamente bravo con i fogli di calcolo per cui vi prego di essere dettagliati e semplici nei passaggi da indicarmi.
Grazie del vostro aiuto.

[wallace&gromit]

Non riesco a capire come è strutturata la tua funzione matr.somma.prodotto, forse è un mio problema di importazione ma mi mostra degli asterischi come divisori delle singole matrici e di conseguenza le considera come una sola matrice. Comunque per quel che riguarda le scritte considera che i nomi figureranno ripetuti per ogni giorno di presenza dell'ospite, non so se è ciò che vuoi

[Anthony47]

Io non vedo come una automazione possa decidere quale stanza assegnare a un ospite in funzione delle preferenze indicate
Opererei piuttosto al contrario, e cioe' marcando sul foglio Planning le prenotazioni, segnando stanza, date, nominativo; se serve, contemporaneamente sul foglio Prenotazioni viene aggiunta automaticamente all'elenco gia' presente una riga che riepiloga il periodo, la stanza (dove e' scritta, su Planning?) e il nominativo; su questo foglio Prenotazioni viene infine compilato il campo Tariffa ed eventuali altre colonne di servizio con i riferimenti della prenotazione (email, telefoni, esigenze partricolari)
Il tutto si fa con piu' macro che devono controllare la prenotazione, la cancellazione della prenotazione, la modifica della prenotazione.

Se ti sembra ragionevole probabilmente possiamo arrivare a farti vedere un prototipo funzionicchiante, realizzato piu' per gioco che per altro.
Trattandosi pero' di applicazione business forse dovresti in parallelo valutare l'acquisto di una soluzione chiavi in mano

@W&G: in quelle formule Matr.Somma.Prodotto viene usata solo per risparmiarsi l'inserimento della formula con Contr-Maiusc-Enter.

Ciao a tutti

[ctsvevo]

Grazie innanzi tutto per avermi risposto, ragazzi.

Passo a delucidarvi per quanto possibile.

Non riesco a capire come è strutturata la tua funzione matr.somma.prodotto, forse è un mio problema di importazione ma mi mostra degli asterischi come divisori delle singole matrici e di conseguenza le considera come una sola matrice. Comunque per quel che riguarda le scritte considera che i nomi figureranno ripetuti per ogni giorno di presenza dell'ospite, non so se è ciò che vuoi

Si anche una ripetizione del nome per ogni casella (nel foglio planning) sarebbe una soluzione

Io non vedo come una automazione possa decidere quale stanza assegnare a un ospite in funzione delle preferenze indicate
.....

Cerco di spiegarmi meglio con le immagini. Riempiendo la tabella prenotazioni con data e nome del cliente ottengo….

…il riempimento delle caselle del foglio PLANNING in maniera da visualizzare in maniera immediata la situazione delle camere

E ho bisogno, se possibile, di ottenere questo , cioè l’indicazione dei nomi proprio sulle caselle del periodo e la “delimitazione” di quelle caselle (inizio-fine periodo)

L’esigenza nasce perché il foglio PRENOTAZIONI viene compilato da una persona mentre e il PLANNING viene visto da una diversa persona che ha bisogno solo di “visualizzare” lo stato occupazione.

Parliamo in ogni caso di miei parenti perché stiamo tentando di avviare un piccolo B&B in forma famigliare (le camere effettive sono la metà, ma in previsione ed augurio che tutto ci vada bene ho preferito sin dall'inizio comprendere un numero maggiore di camere vendibili in una struttura del genere), per adesso abbiamo solo sopportato costi ingenti e burocrazia asfissiante, per cui anche il piccolo risparmio di acquisto di un gestionale per noi ben venga.

Vi ringrazio ancora dell'attenzione che avete dato al mio problema e mi scuso se vi ho risposto con un po' di ritardo ma purtroppo la burocrazia regionale ruba troppo tempo per qualsiasi altra attività.

[Anthony47]

Ma se scrivi le prenotazioni su un foglio ma vedi l'occupazione delle camere su un altro allora come fai a capire quali sono le camere libere per le giornate di interesse del cliente? E come scrivi due prenotazioni relative alla stessa camera (ovviamente su periodi diversi)?

Io capisco che sul foglio Prenotazione debbano esserci delle informazioni aggiuntive rispetto a quelle presenti su Planning, e' per questo che immaginavo (dopo aver segnato su Planning la prenotazione) di riportare su Prenotazione le informazioni essenziali (camera, data inizio e fine) e lasciare all'utente l'inserimento delle informazioni aggiuntive (tariffa concordata piu' altri dettagli)

Avevo intenzione di presentarti un prototipo funzionante con questo approccio, ma (come ho detto anche ad altri) "esigenze di stagione" mi stanno lasciando poco tempo in questi giorni. Ma conto di esserci presto...

Ciao

[ctsvevo]

Prima di tutto desidero ringraziare tutti voi tantissimo per l'aiuto che state offrendomi.

Allora, il problema è che la persona che si occuperà delle prenotazioni ha una certa età quindi non possiamo chiederle di smanettare su Excel. Invece se vede il foglio PRENOTAZIONI è più facile che possa inserire i dati necessari con buona pace di tutti quanti.

D’altronde il foglio PLANNING segnala le prenotazioni sovrapposte con una formattazione condizionale che colora di giallo le caselle, in maniera da accorgerci subito se una camera è stata assegnata due volte. Poi il foglio viene visto da altri occhi giornalmente quindi è subito correggibile.

Se vorrai propormi però l’opzione che ritieni opportuna ti ringrazio, magari riusciremo a trovare soluzioni alternative .

[Francesco53]

Ciao ctsvevo, mi spieghi cosa intendi con le sigle X DUS M XXX APP
sono abbinati singolarmente per ogni camera?
Nel nel foglio leggo:
PICHIOLINA M 1
CORATINA MX 2
PICHIOLINA sarà sempre M?
Il numero che segue le sigle, che significato ha?
Francesco

[ctsvevo]

Si, è la tipologia alberghiera della camera: M matrimoniale – XX – due letti separati – X letto singolo – DUS doppia uso singolo (ossia letto matrimoniale alla francese - 1 piazza e ½).

Quelli in grigio sono i prezzi per una o l’altra tipologia.

In ogni caso per l’uso del foglio di calcolo interessa solo il numero di camera (1-2-3-4…), ovvero il foglio “PRENOTAZIONI” si basa sulla colonna “N° camera” per agire sulla formattazione condizionale del “PLANNING”

Spero di aver chiarito. Grazie.

[Francesco53]

Ciao ti invio una prima bozza, giusto per capire se può andare bene e poi migliorarla.
Per la scelta della stanza, basta posizionarsi sulla colonna A e scegliere dal menu a discesa la stanza.
Per la data di ingresso doppio click sulla cella e poi scegli la data di Ingresso, la stessa cosa per la data
di uscita. Tramite le feccie di selezione puoi cambiare mese ed anno.
Penso che come ha scritto Anthony chi prende le prenotazioni debba vedere il calendario con i giorni
in cui la stanza è occupata.
Il tutto è da migliorare e da rendere automatizzato per evitare una pagina di dati e visualizzare solo il mese richiesto.

https://www.mediafire.com/file/g5w87v4ayko4a5c/Planning_Hotel_pfca.xlsb/file

Fai sapere se come è può andare bene.
Francesco

[Francesco53]

https://www.mediafire.com/file/ir8vxzhapx413ot/Planning_Hotel_V01.xlsb/file

[ctsvevo]

Grazie Francesco 53,

ho bisogno però che l’impostazione di PLANNING sia fissa come fisso dev’essere l’elenco delle camere, ossia io devo poter vedere, per ogni riga, la singola occupazione di quella camera.

Nel tuo file, (ottimo per quanto riguarda la variazione di mese e anno) come ti mostro nell’esempio, io ho continuato a prendere prenotazioni per la camera 5 che mi risulterà però occupata il 5 gennaio, il 6 gennaio e il 7 gennaio da tre clienti contemporaneamente (da Giorgio, poi Aldo e Lorenzo)



Invece io devo poter guardare la situazione della singola camera lungo la sua singola riga fino al 31 dicembre (vedi esempi del foglio PLANNING superiori).

E accorgermi anche se ho preso sovrapposizioni di prenotazioni per una data camera.

Grazie ancora di tutto.

[ctsvevo]

Non ho più ricevuto riscontro a quanto scritto in precedenza, comunque volevo anche dei consigli se credete pratico creare per ogni prenotazione quelle specie di popup riportati qui: https://excelacademy.it/565/excel-come- ... lle-celle/ .
Grazie.

[ctsvevo]

Chiedo scusa per l'up, ma vorrei gentilmente un vostro parere su quanto vi ho richiesto in precedenza.
Grazie.

[Anthony47]

Il link che avevi segnalato spiega come si puo' usare il messaggio legato alla Convalida per "suggerire" qualcosa quando ci si posiziona su una cella. Ti puo' certamente tornare utile per qualche prestazione accessoria del tuo foglio (appunto "suggerire" cosa fare con la cella selezionata), ma non vedo un utilizzo specifico per l'attivita' di prenotazione.

Come sai io non ho mai condiviso l'idea di lavorare sul foglio PRENOTAZIONI per segnare le prenotazione e poi vederle sul foglio PLANNING, ma ho raccomandato di procedere in senso inverso: selezionare le prenotazioni sul foglio PLANNING e segnare i dati associati alla prenotazione sul foglio Prenotazioni.

Una bozza di quanto sostengo la trovi sul file scaricabile qui: https://www.dropbox.com/s/hkrfayeir53ev ... .xlsm?dl=0

Se vai sul foglio PLANNING vedrai delle celle colorate, che corrispondono alle prenotazioni fatte (per prova); sul foglio PRENOTAZIONI trovi l'elenco delle prenotazioni con le relative informazioni.

Per registrare una prenotazione, vai sul foglio PLANNING; seleziona la cella corrispondente alla data di arrivo /tipo di camera desiderata; trascina la selezione per i giorni desiderati. Non puoi selezionare piu' di una riga per volta, ne' puoi selezionare una cella gia' colorata perche' si intende gia' occupata (la selezione sara' rifiutata).
La prima cella selezionata deve corrispondere alla data di arrivo, l'ultima deve corrispondere all'ultima sera per cui la camera e' occupata (con checkout la mattina seguente)
Un pulsante in alto a sx consente di "registrare" la prenotazione sul foglio PRENOTAZIONI; in questa fase le prime 5 colonne vengono compilate automaticammente, da Cognome in avanti vengono chieste tramite un inputbox che l'addetto deve compilare.
La richiesta di informazioni copre tutte le colonne dalla F in avanti che hanno su riga 1 una Intestazione (quindi puoi aggiungere altre intestazioni o cancellarne qualcuna).

Fatta la prenotazione, le celle di PLANNING vengono colorate e viene inserito anche il nome dell'ospite

Per cancellare una prenotazione bisogna usare il pulsante CancellaPrenotazioneSelezionata su foglio Prenotazioni:
-selezionare una cella della riga che si vuole cancellare (una sola riga alla volta)
-premere il pulsante
La riga viene lasciata ma viene aggiunta la nota #CANCELLATA## sulla colonna Cognome; sul foglio PLANNING l'area colorata viene ripristinata, tornando cosi' disponibile per una nuova prenotazione

Sul foglio PLANNING e' presente un pulsante MANUALE (accanto a RegistraPrenotazione): questo pulsante ferma il meccanismo di selezione controllata sul foglio e consente all'operatore di modificare a piacere il contenuto del foglio. Ad esempio per cancellare tutte le prenotazioni fatte per prova (cancellare i colori, cancellare i nomi). Ma queste modifiche non modificano il contenuto di foglio Prenotazioni, che quindi deve essere anche lui ripristinato a mano.
Il foglio Prenotazioni e' protetto, ma senza password; quindi puo' essere sprotetto senza difficolta'.

Sul foglio Planning, il contenuto delle prime tre righe dipende dalla data iniziale inserita in E3

Vedi se trovi qualche spunto utile...

Ciao

EDIT
Ho modificato il file per scrivere sul foglio Planning, quando si registra una prenotazione, non solo il Cognome dell'ospite ma anche la data di arrivo.

[ctsvevo]

Grazie, Anthony47.
Ti saprò dire e scusa per il ritardo nella risposta, ma tu sai quello che sta succedendo nel mio settore (come in tutti i settori lavorativi) in questi giorni...

[Anthony47]

Prendi tutto il tempo che serve, e speriamo che la buriana passi...

[ctsvevo]

Fantastico!
Sei gentilissimo e bravissimo!
È proprio quello che, alla fin fine, cercavo!
Ti ringrazio tantissimo.
Il tuo foglio, adesso, dovrò modificarlo per inserire le date successive (anche se ormai purtroppo mi sa che per tutti, a causa della pandemia di coronavirus, la stagione estiva è completamente finita prima di cominciare)e quindi dovrò capire come non "rompere" macro, collegamenti e formule onde far funzionare tutto.

Ringrazio anche gli altri utenti che sono intervenuti in questa discussione a darmi una mano!

Siete fenomenali con Excel!

[ctsvevo]

Comunque ho ricopiato PARI PARI le macro presenti nel file di Anthony su un mio file, pulsanti, fogli di VBA... ma non mi appaiono i nomi delle prenotazioni sul planning come invece appaiono a lui!

[Anthony47]

Allora parti dal mio file (che poi era il tuo; quasi il tuo) e facci gli adattamenti...

Uno dei tuoi dubbi era come fare per cambiare le date.
Puoi allargare il foglio Planning verso destra per tutte le colonne che vuoi, basta copiare l'ultima colonna gia' con formule o cn formati (diciamo CG1:CG21, nel file condiviso, che ho aggiornato con qualche formula che non avevo propagato bene su tutta la larghezza) e incollarle verso destra; ad esempio copiando fino a DU1 completi il mese di Maggio

Quando invece vuoi cancellare vecchie date allora e' appena piu' da fare con attenzione...
Se vedi nelle prenotazioni segnate su Planning, e' inserito il nominativo e la data di inizio prenotazione. Ad esempio in colonna AA c'e' la prenotazione di Pippo Peppo che parte dal 21 feb. Supponiamo che vuoi cancellare le date fino al 20 feb.
Per questo:
-seleziona dalla colonna E (la prima dedicata alle date) alla colonna Z (l'ultima data che vuoi cancellare); intendo "seleziona le colonne a tutta altezza)
-elimina le colonne; tutte le formule in intestazione andranno in errore
-vai nella cella E3 e inserisci la data 21 feb
Insomma usi la data inserita nelle prenotazioni esistenti per mantenere la sincronizzazione tra le intestazioni e le prenotazioni esistenti. E se per caso vuoi cancellare un periodo dove non ci sono prenotazioni ti bastera' scrivere nella prima colonna che vuoi mantenere a quale data corrisponde e poi imposti in E3 quella data

Per aggiungere piu' stanze, basta aggiungere ulteriori righe sotto le stanze al momento segnalate

Il file e' disponibile sempre allo stesso link

Ciao

[ctsvevo]

Ti ringrazio, sei stato gentilissimo (io nel frattempo non ti ho risposto perché stavo provando la soluzione da te proposta).

A buon rendere (anche se con questo coronavirus purtroppo si paventa la chiusura della struttura causa cessata attività....).....

Ciao.