Impostazione account privato e professionale Outlook 2013

[Aky2015]

Ciao a tutti!
Ho scoperto da poco questo utilissimo sito e faccio i complimenti a tutti :-)
Dopo aver letto varie sezioni, mi piacerebbe avere un parere su un'applicazione che conosco poco, Outlook.

Premetto che utilizzo due pc desktop: il principale con Win 7 pro 64 bit e Office 2013 e l'altro (più vecchio) sempre con Win 7 pro 64 bit e Office 2003. Entrambi sono collegati al router adsl veloce Fastweb con cavo, no wifi.
Dato che con Outlook 2003 ho problemi nell'invio dei messaggi (e devo ancora vedere bene perché) mentre per il resto va benissimo, ho pensato di configurare Outlook 2013.
Mi piacerebbe avere un vostro consiglio: io lavoro da casa con vari collaboratori in remoto e uso un indirizzo gmail personale (che per ovvi motivi non voglio condividere) che ho configurato in Outlook 2013 e funziona perfettamente.
Il problema è che vorrei creare un altro account sempre in Outlook 2013 con l'indirizzo email che condivido con un mio collaboratore, però temo che i due account si "mischino" e che lui possa accedere alla mia gmail privata.
Ho letto varie istruzioni su come attivare due account separati ma non ho trovato scritto da nessuna parte che le due cose siano "separate".
Posso essere sicura di avere un mio account privato gmail accessibile solo a me e un altro account che gestiamo in due da due pc diversi?
Inoltre, ho provato a configurare manualmente questo account email ma il problema è che è un dominio privato (cioè ha il cognome di questo collaboratore, nn è yahoo, gmail, ecc.). però non sono andata avanti con la procedura, presa da questo dubbio (invece in Outlook 2003 ho solo questo indirizzo email condiviso configurato e ci ero riuscita al primo tentativo, ma forse perché è l'unico account presente e il 2003 era il 2003 ).
Grazie mille per qualsiasi consiglio o conferma!
Aky

[Anthony47]

Ciao Aky2015, benvenuto/a nel forum.
Se parli di due computer diversi allora non vedo problemi a configurare nello stesso Outlook due account diversi.
Devi configurare l'account condiviso possibilmente usando il protocollo IMAP (assumendo che il server provider dell'account lo consente) per mantenere sul server le mail. Oppure va configurato come pop3 ma espressamente configurando l'account come "lascia una copia delle mail sul server" per consentire ad ambedue i pc di scaricare gli stessi messaggi; in questo caso pero' i messaggi inviati saranno divisi sui due pc, cioe' non esistera' un folder unico "mail inviate" sul server ma due (sui due pc), di cui ogni pc conosce la sua parte.

Ciao

[Aky2015]

Ciao Anthony, ti ringrazio innanzitutto per il benvenuto nel forum.
Nel mio piccolo spero di dare qualche contributo a chi è in difficoltà, anche se me la cavo bene solo con i software, sull'hardware zoppico un po' e qui sto leggendo molte cose interessanti.

Tornando in topic, grazie per la tua conferma. Il dubbio che mi ha frenato dal fare prove di configurazione del secondo account era proprio il fatto che temevo che i due account si collegassero e che il mio collega potesse accedere quindi alla mia mail personale. Confermo anche che i PC sono diversi (del resto non siamo neanche nella stessa città!)
Aggiungo:
Per l'account condiviso io ho questi parametri che mi ha dato il collega, con cui avevo creato l'account su outlook 2003:
Indirizzo: email di lavoro condivisa (ha un suo server provider/dominio, come ho detto il cognome di questo collega)
SMTP: indirizzo sito internet del collega (presumo il server provider dell'account)
POP: come sopra
Account: ancora indirizzo email condiviso
Password: ovviamente la password di questa mail.

Non mi è stato detto niente sul protocollo IMAP e finora sul 2003 le mail restavano sul server, tranne l'ultima volta che l'ho usato: io leggevo e lui non visualizzava più i messaggi! Ecco perché voglio abbandonare 2003 e passare al 2013.

Dunque se non riescissi a usare IMAP seguirò la procedura con pop3 come mi hai consigliato, cercando l'opzione per lasciare una copia delle mail sul server, che è fondamentale, altrimenti ci troviamo in difficoltà se qualcuno si perde un messaggio e l'altro non lo sa (due sere fa ho dovuto inoltrargli una cinquantina di email..vorrei evitare che succeda di nuovo )
Grazie per l'info sugli inviati, ecco questo non lo immaginavo affatto! Forse potremmo risolvere mettendo in cc nel messaggio di risposta anche il nostro indirizzo email personale. Comunque usiamo quell'indirizzo principalmente per ricevere messaggi, dunque non sarebbe un problema insormontabile. Mi interessa sostanzialmente ricevere i messaggi e che restino sul server di entrambi i PC.
Più tardi provo la procedura e ti ringrazio ancora una volta per la gentilezza

[Anthony47]

Per avere una idea sui vantaggi del protocollo Imap guarda questo documento di Aruba (uno dei piu' comuni service providers in Italia): https://hosting.aruba.it/email/imap.aspx
Vedrai anche che il protocollo Imap non e' gratuito ma a pagamento, quindi va ordinato per averlo; mi immagino che altri provider facciano la stessa cosa.
Sia OL2003 che OL2013 consentono, col protocollo Pop3, di impostare "lascia una copia sul server" (magari con l'opzione "lascia una copia sul server per XX giorni; se ambedue scaricate le mail entro quegli XX giorni siete a posto; direi che se impostate XX=45 giorni non dovreste avere problemi, nemmeno durante le ferie...)
Questo settaggio si trova nelle impostazioni dell'account, Altre impostazioni / Impostazioni Avanzate

Ciao

[Aky2015]

Grazie mille Anthony47, oggi dovrei provare la configurazione e spero vada tutto bene.
Ho letto l'articolo ma non sapevo fosse a pagamento, io ho configurato la mia posta gmail privata con IMAP ed è tutto gratuito, ma credo che lo sia anche per provider come Yahoo.
In ogni caso, per fortuna esiste quell'opzione per il pop3, speriamo in bene!

[Aky2015]

Ciao Anthony!
Ho appena provato la procedura ma è successo quello che forse temevo: nella mia casella gmail ora vedo i messaggi mischiati della mia posta elettronica privata con quella professionale e temo si veda tutto
Ho cancellato entrambi gli account da outlook ma continuo a visualizzarli su gmail, aiuto!
Cosa posso fare per risolvere?
Grazie!

[Anthony47]

Mettiamo i puntini sulle i:
-tu hai una casella di posta su gmail
-il tuo collega ha una sua casella di posta su altro dominio
Se in questa situazione ti configuri un software (Outlook) che va a prelevare le mail dalla casella 1 e dalla casella 2 allora avrai in locale (sul tuo Pc) in un unico "pentolone" (la cartella Inbox di Outlook) sia le mail 1 che le mail 2. Nulla vieta di configurare Outlook affinche' metta le mail provenienti da 1 in un "pentolino" e quelle provenienti da 2 in un altro pentolino (due folder diversi nel tuo Inbox).
Affinche' un altro utente possa accedere alla tua casella 1 deve conoscere il tuo account (e questo ovviamente e' facile conoscerlo) e anche la tua password di accesso; senza password non si entra.

Se hai ancora dei dubbi, allora puoi elevare la barriera di entrata alla tua casella gmail con la "verifica in due passaggi"; per la configurazione guarda la guida di google: https://support.google.com/accounts/ans ... ic=1099588
In questo modo dovresti ricevere via sms un codice da'accesso ogni volta che ci si logga col tuo account e la tua password (ma senza la seconda verifica non si entra nella mail).
L'accesso alla casella gmail avverra' quindi secondo questa procedura: https://support.google.com/accounts/answer/1085463

Ovviamente l'accesso con verifica in due passaggi complica la configurazione di Outlook, per la soluzione vedi https://support.google.com/accounts/tro ... er/3141849

Ciao

[Aky2015]

Mettiamo i puntini sulle i:
-tu hai una casella di posta su gmail
-il tuo collega ha una sua casella di posta su altro dominio
Se in questa situazione ti configuri un software (Outlook) che va a prelevare le mail dalla casella 1 e dalla casella 2 allora avrai in locale (sul tuo Pc) in un unico "pentolone" (la cartella Inbox di Outlook) sia le mail 1 che le mail 2. Nulla vieta di configurare Outlook affinche' metta le mail provenienti da 1 in un "pentolino" e quelle provenienti da 2 in un altro pentolino (due folder diversi nel tuo Inbox).
Affinche' un altro utente possa accedere alla tua casella 1 deve conoscere il tuo account (e questo ovviamente e' facile conoscerlo) e anche la tua password di accesso; senza password non si entra.

Se hai ancora dei dubbi, allora puoi elevare la barriera di entrata alla tua casella gmail con la "verifica in due passaggi"; per la configurazione guarda la guida di google: https://support.google.com/accounts/ans ... ic=1099588
In questo modo dovresti ricevere via sms un codice da'accesso ogni volta che ci si logga col tuo account e la tua password (ma senza la seconda verifica non si entra nella mail).
L'accesso alla casella gmail avverra' quindi secondo questa procedura: https://support.google.com/accounts/answer/1085463

Ovviamente l'accesso con verifica in due passaggi complica la configurazione di Outlook, per la soluzione vedi https://support.google.com/accounts/tro ... er/3141849

Ciao

Ciao Anthony e grazie per il supporto. Mi scuso se il mio messaggio è sembrato ridicolo e confuso ma la mia gmail era stata invasa da oltre 1000 messaggi non letti e "mischiati" con i miei sia su outlook sia su webmail vista da browser, mi ha mandato in tilt il cellulare che è stato invaso anche lui da questi messaggi (ho windows phone ed è tutto collegato purtroppo) e ho dovuto eliminare il mio account personale da outlook per evitare altri danni.
In pratica l'unico modo per configurare l'account condiviso col collega era selezionare manualmente l'opzione "microsoft exchange", altrimenti mi dava errore. Ma così facendo mi ha messo tutto nel pentolone, come dici tu. E su tutti i miei dispositivi, non solo su outlook

La procedura in due passaggi mi sembra interessante anche se complica un po' le cose, ma lo preferisco.
Ora mi piacerebbe configurare di nuovo il mio account gmail su outlook (al momento ho solo quello col collega) ma non sono ancora riuscita a trovare la procedura per il 2013, ho trovato solo questa, ma le opzioni ormai sono tutte diverse: https://support.office.com/it-it/articl ... edff7642fc
Sabato riproverò ad aggiungerla, ma vorrei tanto che le caselle fossero separate. Secondo me il problema è il dominio del mio collega...non veniva mai riconosciuto.. senza imap poi..immagina!
Ne verrò a capo prima o poi e grazie mille per il supporto.
Se riesco a configurare tutto come si deve, aggiorno questo thread nel caso sia utile a qualcuno che in futuro potrebbe avere il mio stesso problema di minestrone nel pentolone
Rigrazie!

[Anthony47]

Hummm... Io ho (da anni) configurato su uno stesso client di posta sia domini gmail.com che iol.it che libero.it che vari domini "personali", e una cosa e' il mio "pentolone" sul pc (che contiene le mail di tutti i vari account) e un'altra cosa sono gli N "pentolini" quando vi accedo tramite webmail o app ("pentolini" che risultano rigorosamente separati).
Se la webmail di gmail ti mostra in gmail anche le mail dell'altro account allora c'e' qualcosa che mi sfugge...

Per evitare equivoci, parliamo del software Microsoft Outlook da avviare sul Pc, non del sito web Outlook.com, vero?

Quando hai configurato Microsoft Outlook hai usato il protocollo POP3 (che e' un protocollo di sola lettura) per collegarsi ai due account, o hai usato IMAP (che e' un protocollo bidirezionale, le cui prestazioni mi sono solo parzialmente note, e che io non uso)?
Dopo che hai eliminato su Outlook il tuo account gmail, vedi in con la webmail di gmail nuove mail che non appartengono al tuo account?

La procedura in due passaggi io non la uso; le modalita' di accesso tramite Outlook dovrebbero essere descritte nel terzo link che ti ho passato ieri sera, https://support.google.com/accounts/tro ... er/3141849

Ciao, tienici aggiornati...

[Aky2015]

Infatti mi sarei aspettata di tutto tranne questo mix assurdo di messaggi che mi ha persino bloccato il cellulare per mezz'ora.
Sì sto parlando del software Microsoft Outlook (2013) da avviare su pc. Ho una mail su Outlook.com (dominio .hotmail.it) ma non la uso mai.

Riepilogo in breve (anche per me stessa dato che è una situazione strana che vorrei risolvere anche perché sono testarda):

-Inizialmente avevo configurato come account predefinito gmail (privato) con protocollo IMAP (fornito da gmail) su Microsoft outlook 2013.
-Ieri volevo aggiungere il 2°account con la mail di lavoro condivisa con il collega, tramite protocollo POP3. Il dominio è personale, cioè cognome.it

Aggiungendo manualmente il 2° account con POP3 (terza opzione nella schermata), l'indirizzo non veniva riconosciuto. L'unico modo in cui ho potuto creare questo account è scegliendo la prima opzione della schermata, cioè "Microsoft Exchange".
Appena ho cliccato su questa opzione Microsoft outlook mi ha redirezionato alla schermata di posta in arrivo dell'account 1 gmail (non del 2° account appena creato!) dove ho visualizzato i messaggi personali (gmail) dell'account 1 mischiati a quelli di lavoro dell'account 2 in ordine di data.

In pratica mi ha fuso gli account. Io, come da istruzioni, mi aspettavo che comparisse un'opzione tipo "scegli account predefinito" o qualcosa del genere. Invece ha fatto tutto da solo con Microsoft Exchange e ha "inserito" l'account 2 nell'1.
Ovviamente mi son detta "ok, adesso elimino il n. 2 e ci riprovo", invece nel frattempo su Gmail da webmail (aperta su Mozilla), sul cellulare windows phone e persino su un vecchio tablet Asus che uso di rado sono comparsi quasi 1000 messaggi del 2° account. Sempre mixati a dovere con i miei messaggi di gmail.
Dopo il panico iniziale, temendo anche che il collega visualizzasse la stessa cosa che vedevo io, cioè i miei messaggi mescolati a quelli del nostro account condiviso, ho eliminato il mio account Gmail da Microsoft Outlook e ho interrotto questo mix di messaggi.
Ovviamente quelli che erano stati sincronizzati li ho dovuti cancellare in blocco (per fortuna risultavano "non letti", quindi ci ho messo pochi minuti) da webmail di Gmail. Subito dopo sono scomparsi anche dal cellulare e dal tablet dopo vari problemi.

Rispondendo nello specifico alle tue domande, ti confermo che l'account gmail utilizza IMAP e per l'account del collega con dominio privato devo usare per forza POP3, come già detto. Forse l'inghippo è proprio IMAP o Microsoft exchange.
Come ho detto su, sì, non appena ho eliminato l'account gmail da Microsoft Outlook, l'arrivo dei messaggi dal 2 account su webmail gmail è stato interrotto. Sono rimasti in gmail solo quelli che ormai erano stati sincronizzati, circa un migliaio.

Mi sembra una cosa assurda, ma leggendo qua e là pare sia successo ad altri utenti. Io tutta questa sincronizzazione di mail ecc. ecc. proprio non la capisco.
Ho salvato tutti i link che mi hai passato Anthony, ti ringrazio.
Per fortuna gmail mi sembra molto affidabile, anche per la risoluzione dei problemi.
Purtroppo adesso non posso fare altre prove perché in questo momento non posso rischiare di avere di nuovo questo problema, ma domani sera o nel weekend avrò il tempo di approfondire la cosa e fare altre prove.
Vi saprò dire cosa succede se adesso faccio la procedura al contrario: ora l'account predefinito è quello di lavoro con il collega. Se aggiungo un account 2 con gmail cosa succederà? la stessa cosa?
Speriamo di no! Vi aggiorno presto comunque.
Intanto, se ci sono idee o pareri, sono ben lieta di ascoltarli.
Grazie ancora.

[Anthony47]

Usa il protocollo pop3 anche per il tuo account gmail e non dovresti trovarti nella stessa situazione (pop3 e' di sola lettura, Imap e' bidirezionale ed evidentemente sincronizza il contenuto del tuo inbox di Outlook con quello del sito).
Ricorda di impostare "lascia copia sul server", altrimenti il primo che arriva rimuove le mail dal server (opzionalmente "cancella dopo XX giorni", dove XX e' alto abbastanza da consentire a tutti gli utenti di scaricare le mail anche in caso di assenze).

Puoi impostare i due account affinche' ricevano le mail in due diversi folder del tuo Inbox.
Sul mio OL2013 e' gia' impostato cosi' (non ricordo in quale momento della configurazione dell'account lo puoi decidere), ma si puo' cambiare tramite Menu /File /Informazioni /Impostazione account; nella finestra Impostazione account selezionare l'account, poi premere Cambia cartella e scegliere una cartella di destinazione.

Puoi inoltre creare una regola che lavori sul tuo Inbox "pentolone" attuale e che smisti le mail indirizzate all'account gmail in un folder e quelle dell'altro account su altro folder; poi fai girare la regola e alla fine dovresti trovare tutto smazzato per bene.
Per creare una regola: Menu /File /Informazioni /Gestisci regole e avvisi; sono disponibili varie regole standard da personalizzare, devi lavorare su quello "Sposta i messaggi inviati da un utente specifico a una cartella" e poi personalizzare nei passaggi successivi.

Sempre in Gestisci regole e avvisi hai la possibilita' di eseguire la regola, cioe usarla per smazzare le mail gia' presente in Inbox; per il futuro invece lo smazzo dovrebbe gia' essere effettuato in fase di ricezione.

Ciao

[Aky2015]

Ciao Anthony, grazie per le indicazioni come al solito.
Ho appena provato a impostare il mio account gmail con POP come mi hai suggerito ma non funziona. Ho attivato in gmail da webmail sia pop sia imap (se disattivo imap non posso più sincronizzare la mail sui cellulari quindi sono costretta a tenerlo attivo), ma l'account viene impostato solo con imap purtroppo.
Al momento attuale pare che tutto funzioni e quel caos di mail mescolate non si è più verificato ma ho qualche dubbio e sicuramente avrò fatto qualche mezzo disastro dovuto alle varie prove.

Allo stato attuale delle cose quando apro Microsoft Outlook è come se vedessi 3 account non 2.

Posto un'immagine per chiarire:


Il primo che cos'è? Non ho proprio idea...
Il secondo è il mio account gmail mentre il terzo è quello di lavoro condiviso.

Poi ho provato a impostare la regola come mi hai detto ma non credo di aver combinato molto... però ho creato una nuova cartella per gmail e ora vedo questo:


1) mio account gmail
2) questo file di dati di outlook personale??
3) account di lavoro condiviso

E qui le due cartelle create: per gmail mi è finito tutto in questo percorso e non so perché:


Questa è la cartella dell'account condiviso, creata in automatico, l'unica che mi è finita nella cartella Documenti:



Spero di aver sistemato tutto ma non capisco quel terzo file di dati personali.. cosa ci sarà lì dentro?
Per la doppia protezione di gmail ho rinunciato, complicava troppo le cose come mi avevi detto. Beh l'importante è che il collega non possa visualizzare niente di mio e se non ha la password dovrebbe essere praticamente impossibile, come mi hai già confermato.

Grazie per qualsiasi parere!

[Anthony47]

Faccio un paio di ragionamenti a ruota libera con la mia scarsa conoscenza di Outlook (non e' il software di posta che uso tutti i giorni)...
Quando configuri un account hai la possibilita' di decidere dove i messaggi relativi all'accont verranno memorizzati da Outlook.
L'altro giorno forse avevi direzionato sia l'account gmail che quello cognome.it sullo stesso folder; vista l'impostazione "Imap", Outlook sincronizzava la tua casella locale sul Pc con quella di gmail; quindi a ogni mail ricevuta via cognome.it la stessa mail veniva replicata sul server gmail.
Oggi hai invece tenuto separati questi due mondi, ergo la presenza di due folder di posta legati uno a gmail l'altro a cognome.it.
Il terzo folder che vedi e' quello standard di Outlook, che si crea di default quando lo configuri, non credo lo possa eliminare.

Ciao.

[Aky2015]

Grazie Anthony. Ma no, dal basso della mia ignoranza di questo programma (l'ho usato anche io poche volte ma adesso sono costretta ad abituarmici), i tuoi ragionamenti sicuramente sono pertinenti. Il dubbio mi è venuto perché quando un mese fa avevo solo il mio gmail configurato, non vedevo questo folder predefinito.
Sicuramente è qualcosa che ho "manomesso" io stessa con tutte queste prove, soprattutto dopo quel disastro con l'imap.
Non volevo peggiorare le cose provando a cancellarlo dopo tutto quello che ho combinato, mio malgrado, in questi giorni.
L'importante è che i due account abbiano due cartelle separate, così non dovrei avere problemi di visualizzazione. Anche se non capisco l'arbitrarietà della scelta di gmail! Io ho creato una cartella apposita ma è finita lì nel percorso che ho mostrato sopra.
Amen! Se un giorno diventerò più esperta (ne dubito dato che non mi piace come programma), sarò lieta di condividere con gli altri.
Il tuo aiuto è stato preziosissimo Anthony, mi scuso per se qualche volta sono risultata ripetitiva o scontata. Grazie per il supporto!